Description de l'enregistrement des communications proposé par WellX Office : WellXTaping
 

WellX Office est doté, en option, d’un système intégré d’enregistrement des communications.

WellX est titulaire d'un certificat SGDN (Secrétariat Général de la Défense Nationale) lui donnant le droit de fabriquer et commercialiser un tel système. Il s'agit de l'autorisation 0303 FV 123 du 1er avril 2003. Cette autorisation est impérative et l'utilisateur de cette fonctionnalité doit obtenir une autorisation équivalente auprès du SGDN pour avoir le droit d'enregistrer des communications.

L'application WellXTaping tourne sur toute plate-forme WellX-Office (de version postérieure à la V3.1)

Cette fonction permet de répondre à un grand nombre de besoins :

Enregistrement commandé par le titulaire d’un poste pour prise de message ou confirmation de la teneur d’un ordre ou d’un propos. Cet enregistrement est déclenché par un simple « clic » sur l’écran poste de travail de l’utilisateur.

Enregistrement commandé par l’administrateur de la plate-forme qui peut, par simple paramétrage, provoquer l’enregistrement de toutes les conversations sur un poste... L'administrateur décide, à des fins de formation ou de contrôle, de la nature et du volume des enregistrements à réaliser.

Les ressources vocales et les ressources de stockage sont dimensionnées en fonction du nombre des communications à enregistrer simultanément et du volume des enregistrement à archiver (en fonction de la durée de stockage voulue).

L’interface d’administration (Application Web) permet de configurer :

• Le déclenchement de l’enregistrement suivant :
  • Le numéro du correspondant extérieur (permet d’enregistrer toutes les communications à destination et en provenance du 01 55 33 45 45)
  • Le numéro appelé pour un appel entrant (permet d’enregistrer l’appel pour le N° SDA XX)
  • Le N° du poste du correspondant interne
• Un enregistrement systématique. Dans ce cas la conversation est d’abord enregistrée dans un fichier temporaire et la conservation du fichier dépend du paramètre suivant :
  • La durée minimale de la conversation (permet de n'enregistrer que les conversations significatives)
• La durée maximale d’enregistrement (permet d'éviter d'enregistrer des conversations trop longues)
• Le répertoire d’enregistrement des fichiers (Le fichier wav résultant de l’enregistrement est créé dans un sous répertoire ayant le numéro de poste enregistré)
• La mise en marche/L’arrêt de l’application
• Le type de codage à utiliser (selon hardware)

Les communications enregistrées sont stockées sous la forme de messages au format .wav. Les informations suivantes sont disponibles dans une base de données :

le numéro demandé (numéro SDA ou poste intérieur), le numéro du poste qui a décroché (dans un groupement) et le nom de l’agent si il peut y avoir une différence (application horaires décalés), le numéro et le nom de l’appelant, la date et l’heure de l’enregistrement, la durée de l’enregistrement, Une information propre à l'application métier (N° de dossier) si celle-ci peut la transmettre à WellX-Office, Le CallId identifiant de façon unique la communication enregistrée L’accès à un enregistrement pour réécoute est facilité par une recherche multicritère, qui autorise une recherche très rapide et un accès immédiat à l’enregistrement désiré (recherche de type Outlook).